注意事項
- 入力の際、英数字はすべて半角にする
- 記号は、半角にできるものは半角、全角でなければ出てこないもののみ全角にする。
- フォントはMSP明朝（10ポイント）にする。
手順
- 枠の幅を決める…… E（発話内容）のみ 55.00 あとは 5.00。
- 1行目の「項目名」を入力する。（レイアウトは、後で整えるので、単純に入力する。）
- セル内の文字の配置を整える。項目を記入した列（Ａ～E）を選択し、右クリックをして、「セルの書式設定」を選ぶ。(メニューの「書式」のところにもあります)「配置」シートを出し、横位置を「中央揃え」、縦位置を「上詰め」にし、「文字の制御」から「折り返して全体を表示する」を選ぶ。
- まず、「話者」と「発話内容」を入力する。「話者」は、置換機能を使うと簡単にできる。
- 例：話者記号を「BF01」と「SF01」とする場合
- 「話者」の列に、最初は「B」「S」など、1文字だけ入れていく。「発話内容」を入力した後で、「話者」の列（D）を選択した後、メニューの「編集」から「置換」を選ぶ。
- 「検索する文字列」の項に「B」、「置換後の文字列」の項に、「すべて置換」を選ぶと、文字が一気に置き換えられる。「S」も同様に繰り返す。
- 「発話内容」の中には、話者名ではない「B」や「S」がある可能性があるので、「発話内容」は、独立して選択し、確認しながら、「置換」を行う。
- 「すべて置換」ではなく、「検索」→「置換」をひとつずつ行うと確認できる。
- 次に、発話文が終了しているラインの「発話文終了セル」に終了マーク「*」を入力し、終了していないセルに「/」を入力する。この時、「*」と文末の「。」、「/」と文末の「,,」が、それぞれ対応していることを確認する（「オートフィルタ」機能を使う）。
- 「フィルタ」を使って、話者の色分けをする。1列目を選択した後、メニューの「データ」から「フィルタ」、さらに「オートフィルタ」を選ぶと、それぞれの枠の右下に逆三角形のマークができる。「話者」の枠にある逆三角形をクリックすると、選択項目が現れる。そこで、例えば「BFO1」を選ぶ。「BFO1」のみの列が選択されるので、色付けしたい範囲をすべてマウスで囲って選択し、右クリック、「セル」を選ぶ。「パターン」シートを出し、薄緑色を選ぶ。以下、「SM０1」は薄黄色、中途終了型発話は青色にする。
- 以上の入力に、間違いがないかを確認した後（入力ミス、訂正があったら、番号がずれてくることがある）、 最後に「ライン番号」、「発話文番号」（よく考えながら）を入力する。「発話文番号」については、「改訂版：基本的な文字化の原則（Basic Transcription System for Japanese:BTSJ）」宇佐美（2003）の中の定義と例を参照し、「番号」と「発話文」が対応していることを確認する。
- 罫線を引く。記入したすべてのセルをドラッグし、右クリックする。「セルの書式設定」を選択し、「罫線」の画面を出す。外枠のみ実線、中を一番細かい点線にする。
- ヘッダーとフッターに必要情報を記入する。「表示」→「ヘッダーとフッター」を選択する。「ヘッダー」については、「中央部」にカーソルを置き、フォントを設定する（「A」という絵をクリックすると設定できる）。フォントはMSP明朝で９ポイントにする。話者名と文字化分数、文字化した部分が当該会話の全部か否かを記す。
- 例「JBM01-OF01(0’00”-3’00”:続)」
- 「フッター」については、「右側」にカーソルを置き、フォントを設定する（ヘッダーと同じ要領）。何次文字化であるか（1次か2次チェックか、3次チェックか）と作業者名、日付を記す。
例「1次：宇佐美まゆみ(050426)」
